Kunjungan Tim Arsip UKDW ke UGM

Tim Arsip UKDW yang beranggotakan lima orang dipimpin oleh Dr. Phil. Lucia Dwi Krisnawati, S.S, MA. melakukan studi banding ke Arsip UGM dan diterima oleh Kepala Arsip UGM, Dra. Rr. Tristiana Chandra Dewi Trias Iriani, S.IP., M.Si dan tim pada hari Rabu, 25 Juli 2018. Tim Arsip UKDW, Aditya Wikan Mahastama, S.Kom, M.Cs,  Dra. Endah Setyowati, M.Si, MA, Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS dan Dhian Widyaningrum, S.Hum, belajar dari Arsip UGM mengenai Pedoman Arsip, produk arsip, perabot yang digunakan, cara memelihara berbagai dokumen, dan pemeliharaan terhadap berbagai jenis dokumen. Tim Arsip UKDW juga membawa berbagai pertanyaan terkait Norma, Standar, dan Prosedur Kearsipan (NSPK) serta klasifikasi dan strategi untuk menerapkan pedoman kearsipan di universitas.

NSPK merupakan kebutuhan utama pengelolaan arsip yang harus disediakan dan dibukukan sebagai pedoman. NSPK yang memuat tata naskah dinas, pola klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta istem klasifikasi keamanan dan akses arsip. NSPK yang disusun perlu didiskusikan dengan para pencipta dan pengelola arsip di universitas agar dapat mewakili kondisi dan kebutuhan yang sebenarnya. Dari pengalaman Arsip UGM yang sudah mendapatkan predikat Arsip Terbaik, cara menyusun NSPK meliputi langkah-langkah : menyusun draft, survey dan diskusi ke unit kerja, perangkuman oleh tim, Focus Grup Discussion (FGD) dengan unit kerja, workshop pemberdayaan, konsultasi ke tingkat yang lebih tinggi (dalam hal ini Yayasan), penilaian oleh yayasan, perbaikan draft, dan penyusunan final.

Tim Arsip UKDW mendapatkan banyak informasi, pengetahuan dan pemahaman lebih dari penjelasan pengelola Arsip UGM. Kerja sama berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemberdayaan dan konsultasi untuk menyempurnakan persiapan unit Arsip di UKDW.